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| Google Apps según su función. Fuente: http://www.google.com/intx/es/enterprise/apps/business/products.html |
Google Apps es un servicio compuesto por varios productos de Google que se integran bajo un sólo dominio personalizado por el cliente. Mediante su herramienta de administración permite gestionar el acceso, uso y seguridad de los productos entre cada miembro de la organización, así como para los dispositivos móviles que acceden al servicio.
Comunicación: Las herramientas de comunicación están conformadas por Gmail, Hangouts, Calendar y Google +. Mediante ellas, se facilita el envío y recepción de correos electrónicos, videoconferencias y llamadas de voz, programación de equipos de trabajo y red social empresarial.
Almacenamiento: La herramienta Drive provee la funcionalidad de almacenar, compartir y sincronizar diferente tipo de archivos.
Colaboración: Herramientas con funciones ofimáticas orientadas al trabajo en equipo concurrente. Entre este grupo se encuentran Documentos, Hojas de cálculo, Formularios y Presentaciones.
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Correo electrónico profesional
Facilidad de uso y fiabilidad de Gmail en el trabajo
Dirección de correo electrónico profesional con la popular interfaz que cientos de millones de personas utilizan cada día. Entre las características de la versión para empresas se incluyen 30 GB de almacenamiento y asistencia ininterrumpida.
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Videollamadas y llamadas de voz
Conversaciones cara a cara con los compañeros de trabajo o clientes.
Conéctividad con las personas que hacen funcionar la empresa mediante llamadas de voz, chat de texto o vídeo de alta definición. Ahorrar de tiempo y dinero en viajes, sin renunciar a ninguna de las ventajas del contacto cara a cara.
Conversaciones con hasta 15 personas, ya sean miembros de la organización o personas ajenas a ella. La pantalla se centra automáticamente en la persona que esté hablando en cada momento. Además, el sonido se silencia de forma inteligente para evitar los ruidos de fondo.
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Programación para equipos
Calendarios online integrados y diseñados para el trabajo en equipo
Facilita las tareas de planificación y permite gestionar mejor los trabajos con los calendarios, los cuales se pueden compartir y se integran perfectamente con Gmail, Drive, Contactos, Sites y Hangouts para saber en todo momento cuál es el próximo evento.
Programación inteligente de las reuniones: Programación de eventos de forma rápida consultando la disponibilidad de los compañeros de trabajo o superponiendo diversos calendarios en una vista única. Es posible compartir calendarios para que se vean los detalles completos de los eventos o simplemente para que los demás sepan si estás libre.
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Una red social diseñada para empresas
Google+ facilita y agiliza el uso compartido de contenido y la colaboración con clientes y miembros del equipo.
Unión de todos los conocimientos y las respuestas. Google+ tiene el público perfecto para cada pregunta o idea. Compartir ideas con una comunidad específica o plantear una pregunta a toda la organización.
Filtrar el contenido para encontrar la información más relevante para ti. Organizar conexiones sociales de una forma que se ajuste exactamente a las necesidades de cada integrante. Con el filtrado, es posible estar al tanto de las novedades de las personas de interés y compartir novedades con ellas.
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Almacenar, compartir y sincronizar archivos
Todos los archivos del trabajo en un lugar seguro con el almacenamiento de archivos online. Acceso a los archivos del trabajo cuando se necesite, desde el portátil, el tablet o el teléfono móvil.
Gracias a los 30 GB de almacenamiento por usuario, compartido entre Drive y Gmail, se cuenta con espacio suficiente para guardar una gran cantidad de datos. Si no es suficiente, es posible comprar almacenamiento ilimitado por 8€ mensuales por usuario. Las cuentas con menos de cinco usuarios obtienen 1 TB de almacenamiento por usuario.
Si se desea, se puede sincronizar todos los archivos o solo unos pocos con una carpeta designada en el computador. Cualquier cambio que se realice a nivel local se sincronizará automáticamente en Drive y viceversa.
Visualización de más de 40 formatos habituales de archivo, incluidos vídeos, imágenes, documentos de Microsoft Office, hojas de cáculo y documentos PDF, sin necesidad de comprar software adicional.
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Creación y edición de documentos de texto, hojas de cálculo, formularios, encuestas, elegantes presentaciones y sitios web directamente en el navegador sin necesidad de software específico.
Procesamiento de texto para equipos de trabajo. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo en un archivo: todos los cambios se guardan automáticamente.
Historial de revisiones ilimitado. Seguimiento de los cambios introducidos en los documentos. Permite deshacer los cambios que se deseen. Las versiones anteriores se guardan de forma indefinida y no se tienen en cuenta en la cuota de almacenamiento.
Hojas de cálculo online rápidas y con funciones avanzadas. Utiliza gráficos, filtros y tablas dinámicas para cualquier tipo de contenido, desde sencillas listas de tareas hasta análisis de datos. Permite realizar cálculos con las potentes funciones y fórmulas de las hojas de cálculo. También es posible añadir gráficos complejos, generar informes de tablas dinámicas o añadir filtros, entre otras operaciones.
Encuestas y formularios fáciles de crear para todas las personas. Selección entre distintos tipos de preguntas, arrastrar y soltar las preguntas para cambiar el orden y personalizar los valores es tan fácil como pegar una lista. Las encuestas atractivas ayudan a conectar clientes para obtener información valiosa. Soporte de imágenes, vídeos y lógica personalizada para ofrecer a los encuestados una increíble experiencia. Análisis de respuestas mediante resúmenes automáticos, las respuestas aparecen en tiempo real. Además, se permite acceder a los datos sin procesar y analizarlos con Hojas de cálculo o con cualquier otro software.
Atractivas presentaciones creadas en equipo. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo; de esta forma, todos tienen siempre la versión más reciente. Las presentaciones son fáciles de diseñar, puede ser desde cero o se puede agilizar el proceso eligiendo una plantilla. Adicionalmente es posible mejorar las presentaciones con vídeos, imágenes, dibujos y transiciones suaves.
Sitios web fáciles de crear. Crear una intranet empresarial, un sitio de proyectos para el equipo o un portal para clientes, es sencillo con esta aplicación de diseño de sitios web. Todo sucede sin escribir ni una sola línea de código.
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Provee funcionalidades de administración de Google Apps en la organización.
Seguridad y control. La administración centralizada permite una configuración y una gestión rápidas y sencillas. Permite añadir y quitar usuarios, configurar grupos, administrar dispositivos y añadir opciones de seguridad como, por ejemplo, la verificación en dos pasos y el inicio de sesión único.
Administración de dispositivos móviles. Permite mantener los datos seguros aplicando políticas de seguridad para BYOD (uso de dispositivos personales en el trabajo) en los dispositivos iOS y Android de los empleados. Se utiliza la administración de dispositivos para localizar los móviles que se hayan perdido y bloquearlos o eliminar los datos de forma remota.
Total fiabilidad y asistencia ininterrumpida. El servicio de asistencia de Google se realiza por teléfono o correo electrónico las 24 horas del día, los siete días de la semana. Entre el equipo de asistencia y las redes de centros de datos a nivel mundial, la empresa estará completamente cubierta.
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PRECIOS
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Conclusión: Dentro de la administración informática, Google Apps es una herramienta que aplica para las funciones de Dirección, Control e Integración de personal, ya que provee medios muy eficientes de comunicación y colaboración, así como instrumentos que facilitan las actividades de seguimiento y control diarios. Todo esto dentro de un entorno de trabajo en equipo, donde los integrantes tienen medios para conocer todo lo que ocurre con la organización y son actores activos dentro de los proyectos de la organización.
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Fuentes
http://www.google.com/intx/es/enterprise/apps/business/products.html
